Desde lojas de varejo até grandes empresas, a área da logística representa um importante papel no sucesso do negócio. E, com isso, a gestão de frotas se torna um ponto essencial para garantir que a operação ocorra da melhor forma possível.
A otimização no gerenciamento de frota ainda evita que a empresa tenha prejuízos com decisões de última hora, ou problemas que não foram previstos.
Assim, entender a melhor forma de fazer esse controle é o primeiro passo, e para te ajudar, criamos esse guia completo. Confira os principais tópicos sobre o monitoramento de frotas:
- Entenda o que é a gestão de frotas
- Afinal, por que a gestão de frotas é importante para as empresas?
- Frota própria vs terceirizada: qual a diferença?
- Quais são os benefícios de um gerenciamento de frotas bem feito?
- Quem está à frente do monitoramento de frotas?
- Que indicadores os gestores podem usar para monitorar o desempenho?
- Quais são os impactos de uma gestão ineficiente?
- 4 dicas para ter um controle de frotas assertivo
- Qual é o papel da tecnologia no controle de frotas?
- Tecnologia em gestão de frotas: conheça o sistema da Orsegups
Entenda o que é a gestão de frotas
A gestão de frotas é o controle dos veículos utilizados por uma empresa para prestação de serviços, transporte ou coleta de materiais. Essa área merece atenção especial para garantir a eficiência das operações logísticas.
Na prática, isso significa ter maior controle e previsibilidade de manutenção, consumo de combustível, quilometragem e rotas percorridas. O que no final das contas impacta diretamente nos custos e no sucesso do negócio.
A gestão de frotas é essencial para qualquer empresa que utilize veículos, seja para transporte de produtos ou prestação de serviços. Ela envolve tanto a parte estratégica quanto a operacional, garantindo que todos os processos estejam alinhados e funcionando de forma correta.
Afinal, por que a gestão de frotas é importante para as empresas?
Um bom gerenciamento de frota, como dissemos, aumenta a eficiência operacional, mas não é só isso. Ele permite que os colaboradores atuem com maior eficiência.
É como se você conseguisse coordenar a equipe para que todo mundo estivesse fazendo aquilo que faz de melhor. Assim, tem-se um time campeão, com posições definidas e jogadas estratégicas.
Mas, por que isso acontece? Porque com as informações precisas sobre veículos, motoristas, rotas e prazos, por exemplo, farão com que gestores tenham mais dados em mãos para tomar decisões assertivas e que custem menos.
Se a coordenação da frota é otimizada com as informações, os problemas também são minimizados. Com um gerenciamento de qualidade, é possível identificar possíveis problemas rapidamente e implementar soluções eficazes.
Isso garante que sua empresa aproveite todo o potencial da frota, economizando tempo, dinheiro e evitando trabalho extra.
E se você pensa que um bom monitoramento de frota é apenas a definição de rotas de entrega, saiba que essa é apenas uma das muitas funções. Mas não se preocupe, explicaremos melhor ao longo do conteúdo.
Frota própria vs terceirizada: qual a diferença?
Para começar, é importante definir se a empresa vai atuar com frota própria ou terceirizada.
A diferença entre elas é que com a frota própria, a empresa gerencia os veículos e toda a operação. As consequências disso podem ser os custos iniciais mais elevados e o aumento da responsabilidade com manutenção e treinamentos.
Já com a frota terceirizada, que é quando a empresa aluga veículos, há menos investimento inicial e mais flexibilidade para ajustes conforme a demanda. Por outro lado, a empresa fica com uma maior dependência da locadora para manutenção e disponibilidade.
Colocamos as duas possibilidades em uma tabela para que você consiga visualizar melhor os pontos positivos e negativos de cada escolha:
| Critério | Frota Própria | Frota Terceirizada |
| Investimento inicial | Elevado | Baixo |
| Controle operacional | Total | Limitado |
| Manutenção | Responsabilidade da empresa | Responsabilidade da locadora |
| Flexibilidade | Menor | Maior |
Como a empresa pode escolher o tipo certo de frota?
Se já sabe quais os pontos positivos e negativos de cada uma, deve estar se perguntando: como fazer a escolha? Bom, a verdade é que decidir entre frota própria e terceirizada depende das necessidades da sua empresa.
Se a operação exigir entregas rápidas e frequentes, a frota própria pode ser a melhor opção. A centralização dos processos na empresa garante maior controle e confiabilidade.
Para empresas que precisam ajustar a frota, conforme a demanda, a terceirização é a opção ideal. Ela permite alocar recursos de forma eficiente, evitando um alto custo com veículos parados.
Quais são os benefícios de um gerenciamento de frotas bem feito?
O gerenciamento de frotas bem feito resulta em maior eficiência operacional. Isso porque as informações precisas que o gestor terá em mãos, como dito anteriormente, permitem tomadas de decisões mais assertivas.
Mas esse não é o único benefício conquistado com uma gestão de frotas otimizada e automatizada. Veja mais alguns pontos de destaque:
Segurança
A gestão adequada garante que os veículos sejam submetidos a manutenções regulares. Com isso, a carga transportada e, principalmente, os colaboradores terão maior segurança para fazer o trajeto.
O que impacta na qualidade do serviço prestado, reduz o tempo de entrega, garante que os produtos cheguem perfeitamente e gera satisfação em quem contrata a empresa.
Controle de gastos
Com um controle logístico completo, é possível identificar exatamente quais são as despesas e custos em cada etapa. Dessa forma, o gestor pode sugerir melhorias no processo, que levam à economia. Tudo isso, sem afetar a qualidade e a efetividade do trabalho da frota.
Otimização da frota
Saber se o tamanho da frota é o mais indicado para o trabalho que será realizado é vantajoso para uma gestão de qualidade. Afinal, com a reunião de dados e uma análise criteriosa, é possível determinar a necessidade de ter mais ou menos veículos.
Além de representar uma possível economia financeira, também reduz o tempo de entrega, otimiza as rotas e agrega qualidade ao serviço, aumentando a satisfação do cliente.
Felicidade dos colaboradores
Trabalhar com transporte pode ser um fator estressante na vida de algumas pessoas. O trânsito e a necessidade de enfrentar congestionamentos acabam afetando a saúde mental dos motoristas.
Porém, a implementação de uma gestão de frotas humanizada consegue reduzir esses casos. A análise de dados e os relatórios otimizados são capazes de definir escalas, rotas e prazos que contribuem para a felicidade dos colaboradores.
Quem está à frente do monitoramento de frotas?
Mas no final das contas, quem será a pessoa que reunirá essas informações e tomará as decisões? O responsável é o gestor de frotas.
Além de planejar, conferir os gastos e controlar o vai e vem dos veículos, ele precisa garantir que tudo está funcionando de forma otimizada, tanto financeiramente quanto em relação às pessoas.
Por exemplo, é preciso garantir que os motoristas possuam carga horária equilibrada e saudável e isso é alcançado com dados e informações atualizadas.
Aqui, relatórios criados automaticamente por um sistema de gestão de frotas podem fazer a diferença na organização e gerenciamento.
Assim, a pessoa gestora vai poder se dedicar àquilo que só ela faz: manter um bom relacionamento com os colaboradores e adicionar o fator humano na organização do setor.
Afinal de contas, relatórios e gráficos otimizados auxiliam, mas não são mais importantes do que o entendimento pessoal dos processos. Não se preocupe, falaremos melhor sobre isso adiante.
Que indicadores os gestores podem usar para monitorar o desempenho?
Falamos muito sobre o cruzamento de dados, a análise constante e como o gestor pode usar essa coleção de informações para otimizar o serviço. Mas quais são os indicadores que adicionam valor ao trabalho de controle?
Abaixo apresentamos uma lista de informações para que você decida quais serão, de fato, usadas conforme as necessidades da empresa. Acompanhe:
- Consumo de combustível por quilômetro rodado;
- Taxa de manutenção preventiva;
- Disponibilidade da frota;
- Tempo de inatividade;
- Custo por quilômetro rodado;
- Eficiência de rotas;
- Segurança do motorista;
- Índice de emissões.
Se você quer saber se a gestão de frotas está sendo efetiva, use alguns desses indicadores para comparar períodos. Ainda é possível analisar outras informações, como:
- Feedback positivo de clientes;
- Redução no tempo de entrega;
- Satisfação do time de motoristas;
- Aumento de novos clientes indicados.
Quais são os impactos de uma gestão ineficiente?
Antes de falar sobre a tecnologia e a otimização dos processos de gestão de frotas, é preciso relembrar o que acontece caso ela não seja efetiva:
- Mau uso dos veículos, que levam à manutenção constante e mais despesas;
- Baixa produtividade dos motoristas, já que possuem escalas mal organizadas e rotas pouco otimizadas;
- Uso pessoal dos veículos, pois não houve planejamento prévio para aquisição ou aluguel de carros suficientes para a demanda;
- Desperdício de combustível, em rotas que não foram planejadas de forma inteligente, levando a maior desgaste dos veículos, possíveis atrasos na entrega e custos operacionais mais altos.
4 dicas para ter um controle de frotas assertivo
Como visto até aqui, quando o controle do transporte é feito com inteligência de informações, é possível atingir benefícios que impactam não só financeiramente, mas diferentes áreas da empresa.
Por isso, trouxemos 4 dicas para que a sua empresa tenha uma gestão de frotas eficiente:
- Diagnóstico da frota: liste todos os veículos próprios ou terceirizados de forma detalhada, com o estado de cada um, quilometragem e os gastos mensais;
- Desenhe fluxos e processos de frota: estabeleça normas e procedimentos, e também defina tempo de operação e intervalos de manutenção;
- Integre com outros setores: ofereça treinamentos aos motoristas; garanta que sigam a política de frota; monitore e ajuste conforme necessário;
- Utilize ferramentas de gestão de frotas: para que o responsável pela frota possa cruzar diversos indicadores e analisar as métricas, um sistema de gestão é necessário.
Qual é o papel da tecnologia no controle de frotas?
Um sistema de gestão de frota permite que a pessoa responsável pelo gerenciamento do transporte tenha acesso a mais informações, de forma rápida e efetiva. Com isso, as tomadas de decisões, os ajustes e a identificação de problemas são feitos de forma rápida.
Na prática, os sistemas ajudam a centralizar dados e a otimizar processos. Imagina, se o gestor precisa acessar diferentes planilhas e consultar várias pessoas para entender como foi a efetividade da rota do mês anterior?
Seria demorado e pouco eficiente, certo? Com a tecnologia, isso muda completamente!
Mas você deve estar se perguntando como funciona essa otimização na prática. Agora, vamos apresentar os diferenciais que a Orsegups traz para a sua gestão de frotas.
Tecnologia em gestão de frotas: conheça o sistema da Orsegups
A plataforma Gestão de Frota da Orsegups vai ficar responsável pela etapa de transformar os dados recebidos em informações claras e objetivas. Com isso, a rotina de trabalho é simplificada e o gestor pode tomar decisões mais assertivas.
Veja o que nossa plataforma vai entregar:
- Gráficos e relatórios sobre a efetividade e custos da frota;
- Acompanhamento do veículo e do consumo de combustível;
- Monitoramento da performance e criação de histórico do veículo;
- Detecção de falhas ou perda de potência;
- Aplicativo Orsegups para acompanhamento em tempo real;
- Equipe de Pronta Resposta.
A Orsegups traz para sua empresa o que há de mais inovador na gestão de frotas. Transforme o trabalho da sua equipe para atingir maior produtividade, com colaboradores satisfeitos, entregas no prazo e serviços de alta qualidade.
Leve a sua gestão de frotas a um outro nível com a Orsegups!
