Você já parou para pensar como uma boa equipe de gestão em serviços especializados pode otimizar o funcionamento do seu condomínio ou empresa? A estrutura de facilities vai ajudar a poupar tempo, reduzir custos e agregar mais qualidade às soluções diárias.
Descubra como uma empresa com profissionais de facilities oferece comodidade e eficiência operacional, tudo isso de forma adaptada às suas necessidades específicas.
Pronto para dominar todos detalhes sobre facilities management? Acompanhe os tópicos abaixo para aprender e aplicar as melhores práticas no seu dia a dia:
- O que é facilities?
- Entenda a importância da empresa de serviços especializados para condomínios e empresas
- 5 elementos indispensáveis para uma estrutura de facilities completa
- Principais consequências da ineficiência em facilities
- O que não pode faltar para um serviço de facilities bem-sucedido
- Gestão de facilities: estratégias adaptadas a diversos cenários
- Inovação em gestão de facilities: a solução inteligente da Orsegups
O que é facilities?
Facilities, no contexto empresarial e condominial, refere-se à gestão integrada e terceirizada de serviços especializados que garantem o bom funcionamento operacional e a manutenção de infraestruturas físicas.
Especialistas focados no gerenciamento destes serviços permitem criar um ambiente, organizado e eficiente, sendo sua implementação adaptada às necessidades de cada local. Eles podem incluir:
- Porteiro: responsável pelo controle de acessos, pela ordem e pelo recebimento e distribuição de correspondências;
- Auxiliar Administrativo: suporte na gestão documental e financeira, incluindo emissão de notas, controle de transações e de arquivos;
- Auxiliar de Serviços Gerais: profissional responsável pela limpeza e conservação do local;
- Jardineiro: manutenção de áreas verdes, promovendo a estética e o bem-estar ambiental;
- Zelador: supervisiona as condições gerais do prédio, realiza reparos e atende às normas internas;
- Recepcionista: atendimento telefônico, recepção de visitantes e gestão de agendas.
A importância do gerenciamento desse tipo de mão de obra está na otimização dos recursos e na garantia da funcionalidade dos espaços, promovendo as condições ideais para a realização das atividades cotidianas.
Não por acaso, este é um mercado que está movimentando cerca de US$ 1,33 trilhão em 2024 e que deve gerar aproximadamente US$ 1,66 trilhões até 2030, segundo a Mordor Intelligence.
Para entender o que é facilities de forma ainda mais completa, confira abaixo mais detalhes sobre a relevância de contar com profissionais especializados na sua gestão.
Entenda a importância da empresa de serviços especializados para condomínios e empresas
Ciente de que uma empresa de facilities garante o bom funcionamento de condomínios e empresas, veja os ganhos práticos que essa abordagem agrega ao otimizar recursos e processos:
Eficiência operacional
Uma boa equipe de serviços especializados assegura que todos os serviços essenciais, como limpeza, manutenção e administração, funcionem de maneira coordenada e sem interrupções. Isso mantém as operações diárias fluindo com eficiência e sem contratempos.
Redução de custos
Com uma administração integrada, feita por especialistas, é possível negociar melhores contratos com fornecedores de trabalho terceirizado, identificar e eliminar gargalos nos processos diários de serviços e adotar uma série de melhorias operacionais. Dessa forma, sua implementação proporciona uma significativa redução de custos a longo prazo.
Melhoria na qualidade dos serviços
Mais que contratar e reter profissionais qualificados, permite gerenciá-los de forma unificada, estratégica e com o apoio de tecnologias avançadas. Além de melhorar o ambiente e as operações, isso aumenta a qualidade dos serviços e a própria satisfação dos usuários.
Segurança e conformidade
Especialistas em facilities fazem com que todas as normas e regulamentações de segurança relacionadas à terceirização do trabalho sejam rigorosamente cumpridas. Da realização de inspeções regulares, à implementação de medidas preventivas, sua contratação agrega mais segurança jurídica e minimiza riscos.
Flexibilidade e adaptabilidade
Os serviços podem ser ajustados conforme mudanças na demanda ou nas circunstâncias, garantindo sempre a melhor solução para cada situação. Em outras palavras, essa gestão de serviços especializados consegue se adaptar às necessidades específicas de cada condomínio ou organização, proporcionando eficiência sob medida.
5 elementos indispensáveis para uma estrutura de facilities completa
Ao contratar uma empresa de serviços especializados, é preciso garantir que a estrutura oferecida seja robusta e capaz de atender às demandas específicas do seu condomínio ou empresa. Para que isso ocorra, existem cinco elementos essenciais, são eles:
1. Apoio especializado
O apoio especializado proporciona uma administração mais eficiente, pois abrange desde o processo de recrutamento e seleção dos profissionais até a sua correta administração. Assim, você economiza tempo com atividades operacionais e pode focar na gestão inteligente do condomínio ou no core business da empresa.
2. Cronogramas operacionais e inspeção de postos de serviço
Um cronograma operacional bem estruturado organiza todas as atividades de manutenção, serviços ou administração para que ocorram de forma organizada e eficiente. A inspeção regular dos postos de serviço assegura que os padrões de qualidade sejam mantidos e qualquer problema identificado e resolvido rapidamente.
3. Reposição imediata de mão de obra
A disponibilidade de reposição imediata para mão de obra evita interrupções. Ter um plano de contingência e uma base de dados de profissionais qualificados prontos para substituir ausências ou suprir o aumento de demanda permite a continuidade operacional sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.
4. Amparo legal com garantia trabalhista
Cumprir as normas trabalhistas e os direitos dos trabalhadores terceirizados é essencial para a implementação de serviços de facilities bem-sucedida. Com todos os contratos em conformidade com a legislação e os profissionais recebendo todos os benefícios a que têm direito, você minimiza riscos legais e elimina potenciais prejuízos para a empresa ou condomínio.
5. Compromisso do Nível de Serviço (SLA)
O Acordo de Nível de Serviço (SLA) define os padrões e expectativas de desempenho para os serviços de facilities. Um SLA claro ajuda a garantir que todos os serviços sejam entregues conforme o esperado, com metas de desempenho, mecanismos de acompanhamento e avaliação contínua para assegurar a satisfação do cliente.
Principais consequências da ineficiência em facilities
Você já conhece a importância e os benefícios de contar com bons especialistas em facilities. Mas, e quando esse serviço é ineficiente, quais os riscos?
Uma das primeiras consequências é a redução da eficiência operacional. Sem uma gestão adequada, os serviços essenciais são executados de maneira desordenada e ineficaz, prejudicando as operações diárias e afetando o bem-estar dos moradores ou a produtividade dos colaboradores.
Outro ponto de atenção é o aumento dos custos. A falta de planejamento e controle gera gastos desnecessários, seja com reparos emergenciais, contratos desfavoráveis ou com o uso ineficiente dos recursos.
A falta de especialistas impede a identificação de oportunidades de economia e otimização, onerando o orçamento.
Quando o gerenciamento de facilities não é feito de forma integrada e estratégica, a qualidade dos serviços também tende a diminuir. Isso afeta a satisfação dos usuários, que podem se deparar com problemas recorrentes.
Há, ainda, o risco de falta de conformidade com as normas e regulamentações, o que ocasiona sérios problemas legais. A não observância das legislações trabalhistas e de segurança resulta em multas, processos judiciais e danos à reputação da empresa ou condomínio.
Além disso, esses fatores geram insatisfação e insegurança entre os trabalhadores, afetando ainda mais a qualidade dos serviços.
Portanto, investir em uma equipe competente e integrada de facilities é essencial para garantir o bom funcionamento e a satisfação de todos os envolvidos.
O que não pode faltar para um serviço de facilities bem-sucedido
Uma equipe de facilities bem-sucedida deve ser baseada em um planejamento sólido e operacionalizada por meio de ferramentas eficientes e tecnologias inteligentes.
A implementação de soluções avançadas e processos bem estruturados garante que todas as atividades ocorram de forma integrada, segura e eficaz. Veja os elementos essenciais para esse tipo de serviço:
Acompanhamento em tempo real da movimentação de pessoal
Equipes de referência adotam tecnologias capazes de acompanhar em tempo real a movimentação de pessoal.
Esse recurso faz com que todas as operações sejam monitoradas continuamente, garantindo sua plena eficiência e permitindo que eventuais ajustes sejam feitos de forma imediata.
Um acompanhamento constante faz toda a diferença para identificar eventuais gargalos nos serviços, resolvê-los com a agilidade necessária e assegurar sua continuidade.
Gestão de serviços via tecnologia inteligente
O uso de plataformas inteligentes para a gestão dos serviços é outro diferencial importante. Por exemplo, os melhores especialistas utilizam leitores biométricos de última geração nos seus postos de trabalho para administrar o dia a dia dos colaboradores com precisão e segurança.
Essa tecnologia, ao possibilitar o controle rigoroso da presença, assiduidade e pontualidade dos colaboradores, elimina problemas como registro de ponto ineficiente, excesso de horas extras, trocas de turnos não autorizadas, ociosidade e insegurança jurídica.
Ferramentas como essa são indispensáveis para manter a disciplina e a eficiência operacional, evitando faltas não justificadas e atrasos recorrentes, que comprometem o funcionamento das atividades.
Garantia da execução dos serviços contratados
Garantir que os serviços contratados sejam executados conforme o planejado é outro ponto crucial para facilities. Isso envolve, como já dito, a definição clara de responsabilidades e a implementação de mecanismos de acompanhamento e avaliação contínua.
Ao priorizar esse tipo de controle, é possível assegurar que os padrões de qualidade sejam mantidos e que os serviços atendam às expectativas contratadas.
Rondas eletrônicas e supervisão 24 horas
A realização de rondas eletrônicas e a supervisão contínua são práticas voltadas à segurança e eficiência dos serviços de facilities. O acompanhamento 24 horas permite a identificação imediata de qualquer irregularidade e a adoção de medidas corretivas rápidas, assegurando a integridade das operações e a satisfação dos usuários.
Gestão de facilities: estratégias adaptadas a diversos cenários
Cada ambiente possui características únicas que exigem uma abordagem personalizada. O diferencial de uma equipe de facilities eficaz está na sua adaptabilidade, pois permite aplicação em diferentes tipos de negócios, como empresas e condomínios, proporcionando qualidade, segurança e satisfação.
Os especialistas responsáveis devem ser capazes de avaliar a infraestrutura e adequar os serviços conforme as suas demandas particulares.
Por exemplo, em condomínios, é necessário ajustar serviços como os de porteiros, zeladores e jardineiros de acordo com a rotina dos moradores. Isso garante que a infraestrutura esteja sempre em ótimo estado e a segurança seja mantida.
Já em empresas, a estrutura de facilities precisa focar mais em serviços como auxiliares administrativos, recepcionistas, seguranças e serviços gerais.
Nesse caso, as prestações devem ser planejadas segundo o fluxo de trabalho e as exigências operacionais da organização, promovendo a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.
Contar com planos de contingência para repor a mão de obra é outro cuidado que deve ter atenção, pois evita a interrupção do fluxo de serviços.
Para garantir que todos os colaboradores estejam cientes e preparados para as demandas e procedimentos de cada local, é fundamental prezar pela qualidade na sua comunicação e treinamento contínuo.
Portanto, a flexibilidade na implementação de facilities é um elemento crucial. Além de adequá-la às particularidades de cada ambiente, seu cronograma precisa estar adequado à rotina dos usuários.
Inovação em gestão de facilities: a solução inteligente da Orsegups
A Orsegups se destaca no mercado de facilities ao oferecer uma solução completa e inteligente, que alia tecnologia avançada e mão de obra qualificada.
Focados na sua tranquilidade, segurança e bem-estar, proporcionamos um serviço diferenciado e que se adapta às necessidades específicas da empresa ou condomínio. Confira mais detalhes abaixo:
- Mão de obra qualificada e gestão eficiente: cuidamos do recrutamento e seleção de profissionais, economizando seu tempo e recursos, além de garantir a qualidade e o compromisso em funções como porteiros, zeladores e auxiliares administrativos;
- Tecnologia inteligente e segurança: nossa plataforma usa leitores biométricos modernos para gerenciar com precisão e segurança os colaboradores, eliminando problemas com controle de ponto, horas extras e trocas de turnos;
- Monitoramento e adaptação contínuos: oferecemos acompanhamento em tempo real e reposição imediata de mão de obra. Com rondas eletrônicas e supervisão 24 horas, garantimos a execução dos serviços e ajustes rápidos quando necessários;
- Compromisso com a excelência: com um SLA claro, garantimos qualidade e adaptação a cada cliente. Nossa equipe disponibiliza apoio legal, minimizando riscos e proporcionando segurança jurídica.
A dedicação em oferecer uma gestão de facilities eficiente, segura e adaptável é o que diferencia a Orsegups no mercado. Quer mais confiança e tranquilidade na sua empresa ou condomínio? Clique aqui e saiba mais!
