Empresas que buscam otimizar suas operações têm encontrado nas parcerias estratégicas uma forma eficiente de alcançar melhores resultados. Os serviços terceirizados permitem delegar tarefas operacionais a especialistas, liberando a equipe interna para focar nas prioridades do negócio.
Neste artigo, você encontrará práticas essenciais para gerir serviços terceirizados de forma eficiente, evitando problemas comuns e garantindo qualidade em todas as etapas.
Por que contratar serviços terceirizados para a sua empresa?
A contratação de serviços terceirizados tornou-se uma estratégia eficiente para as empresas que buscam aumentar a produtividade e otimizar a gestão de recursos.
No Brasil, mais de 4,3 milhões de trabalhadores atuam em regime de terceirização, representando 25% dos empregados formais, segundo dados do IBGE apresentados pelo Portal RH Nossa.
Terceirizar serviços como limpeza, zeladoria e jardinagem ajuda a garantir maior eficiência operacional e evita problemas de gestão. Além disso, reduz encargos internos e melhora a qualidade do trabalho prestado, possibilitando que gestores foquem em suas atividades principais.
Contudo, vale destacar que os benefícios vão além da simplificação de processos. A seguir, explicaremos como o investimento em serviços de terceirização ajuda na redução de burocracias, na melhoria da qualidade da equipe contratada e muito mais.
Diminuição da burocracia contratual
A terceirização elimina grande parte das demandas administrativas e trabalhistas associadas à contratação direta. A empresa de serviços assume a responsabilidade por processos como seleção, treinamento e gestão de pessoal, permitindo que a contratante economize tempo e recursos.
As principais vantagens incluem:
- Redução de encargos trabalhistas, como INSS, FGTS e férias;
- Simplificação do processo de contratação e demissão;
- Maior previsibilidade de custos com a mão de obra.
Esse modelo ainda oferece segurança jurídica ao gestor, uma vez que o contrato de terceirização de serviços estabelece claramente as obrigações e responsabilidades da prestadora.
Otimização de gastos
A adoção de serviços terceirizados ajuda a reduzir custos operacionais e a evitar despesas inesperadas. Isso porque a empresa contratante não precisa investir em processos seletivos, treinamentos ou aquisição de equipamentos para atividades operacionais.
Ou seja, a terceirização resulta em economia direta e maior controle do orçamento, permitindo:
- Redução de gastos com uniformes, equipamentos e materiais;
- Economia de recursos alocados para gestão de equipes internas;
- Melhor aproveitamento do capital para investimentos estratégicos.
Equipe qualificada
A qualidade do serviço terceirizado depende diretamente da qualificação da equipe disponibilizada pela prestadora. Empresas especializadas garantem profissionais treinados e capacitados para atender às necessidades específicas do cliente, reduzindo erros e aumentando a eficiência das operações.
Os benefícios de uma equipe qualificada incluem:
- Execução de atividades com maior precisão e agilidade;
- Menor incidência de retrabalhos e problemas operacionais;
- Atendimento personalizado às demandas da empresa.
Profissionais experientes também fazem a diferença em atividades como manutenção predial, limpeza técnica ou serviços de jardinagem, garantindo a satisfação dos usuários e a preservação dos espaços.
Reserva técnica
Um dos grandes diferenciais da prestação de serviços terceirizados é a reserva técnica. Empresas de terceirização mantêm um banco de profissionais disponíveis para substituir colaboradores em casos de afastamentos ou férias, garantindo a continuidade das operações.
Essa flexibilidade assegura:
- Continuidade dos serviços, mesmo em situações imprevistas;
- Evita atrasos ou paralisações na execução das tarefas;
- Disponibilidade imediata de profissionais treinados para cobrir demandas emergenciais.
Com a reserva técnica, a empresa contratante elimina a preocupação com substituições e mantém a produtividade em alta.
Boas práticas e estratégias para terceirizar serviços
Adotar serviços terceirizados pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, mas exige um planejamento cuidadoso. O processo precisa ser conduzido com atenção para evitar problemas, como baixa qualidade dos serviços ou impacto negativo no orçamento.
Entre os principais cuidados, estão a seleção criteriosa de fornecedores, a avaliação de suas experiências e a adequação às necessidades específicas da contratante. Com essas práticas, é possível transformar a terceirização em diferencial para o negócio.
A seguir, apresentamos as principais estratégias para realizar a contratação de serviços terceirizados de forma segura e eficiente.
Faça uma extensa pesquisa de fornecedores
Antes de contratar uma empresa de terceirização de serviços, avalie as opções disponíveis no mercado. Analise o histórico dos fornecedores, suas credenciais e experiência no segmento em que atuam.
Uma boa pesquisa aumenta as chances de encontrar um parceiro confiável e capaz de atender às necessidades específicas da sua empresa. Alguns pontos importantes que você pode observar incluem:
- Certificação e compliance com normas de segurança e saúde;
- Experiência no atendimento a empresas de grande porte;
- Capacidade de adaptação às demandas da contratante.
Busque recomendações e avaliações de clientes
As opiniões de outros clientes oferecem percepções valiosas sobre a qualidade dos serviços prestados. Solicite recomendações de empresas do mesmo setor e verifique as avaliações online de fornecedores.
Buscar experiências anteriores ajuda a reduzir o risco de contratar um serviço insatisfatório. Portanto, ao considerar as avaliações, priorize fornecedores que tenham:
- Alta taxa de satisfação em seus contratos;
- Reputação consolidada no mercado;
- Respostas positivas para a resolução de problemas ou imprevistos.
Confira os serviços oferecidos
Grandes empresas frequentemente precisam terceirizar mais de uma atividade, como limpeza, segurança, jardinagem ou manutenção. Optar por fornecedores que oferecem um portfólio diversificado facilita a gestão, reduz custos administrativos e aumenta a eficiência operacional.
Ao revisar os serviços oferecidos, procure por empresas que disponibilizem:
- Um amplo pool de serviços, como portaria, zeladoria e manutenção;
- Capacidade de atender diferentes unidades da empresa;
- Soluções completas, incluindo equipamentos e insumos.
Contratar um único fornecedor para múltiplas atividades simplifica a administração do contrato e melhora a padronização dos serviços prestados.
Peça informações sobre treinamento e capacitação das equipes
Como dito anteriormente, garantir que os profissionais terceirizados sejam capacitados é essencial para o sucesso da operação. Empresas de serviços terceirizados que investem no treinamento de suas equipes oferecem maior segurança e qualidade.
Os principais pontos a observar incluem:
- Frequência de treinamentos oferecidos, para assegurar que a equipe esteja atualizada e siga as melhores práticas;
- Experiência comprovada dos profissionais, especialmente em atividades específicas da sua empresa;
- Conformidade com normas de segurança e uso de equipamentos adequados, evitando-se os riscos operacionais.
Não escolha apenas com base no preço
A escolha de serviços terceirizados baseada no custo inicial pode levar a problemas financeiros e operacionais. Nem sempre o menor preço oferecerá tudo que você precisa para sua empresa e com a qualidade esperada.
Portanto, avalie todos os benefícios oferecidos antes de considerar o valor de contratação. Entre os aspectos que devem ser observados estão:
- Histórico da empresa no mercado, considerando a confiabilidade em outros contratos;
- Escopo dos serviços inclusos, como supervisão, treinamentos e equipamentos fornecidos;
- Alinhamento do custo-benefício, evitando economias que geram retrabalho ou prejuízos futuros.
Verifique o uso de tecnologias para otimizar a gestão dos serviços
O uso de tecnologia no acompanhamento de serviços terceirizados melhora a transparência e aumenta a eficiência. Soluções digitais otimizam a supervisão das operações e ajudam na tomada de decisões.
Logo, o ideal é priorizar fornecedores que oferecem:
- Plataformas digitais para monitorar e validar a qualidade dos serviços;
- Ferramentas modernas, como leitores biométricos e sistemas de supervisão em tempo real, que garantem maior controle;
- Relatórios acessíveis e detalhados, que comprovem a efetividade das ações realizadas.
Como escolher os fornecedores ideais para cada tipo de serviço?
Cada serviço prestado possui particularidades que o diferenciam dos demais e é necessário considerá-las ao escolher o fornecedor ideal.
Esse processo de escolha exige critérios bem definidos para evitar problemas futuros e garantir a qualidade. O processo pode ser facilitado ao considerar os seguintes pontos:
- Definir requisitos e expectativas: detalhar as atividades a serem executadas, padrões de qualidade esperados e metas da terceirização ajuda a selecionar fornecedores que atendam às necessidades específicas da empresa;
- Avaliar a reputação do fornecedor: pesquisar referências e feedback de outros clientes para identificar empresas confiáveis com histórico positivo no mercado;
- Verificar a especialização no serviço desejado: priorizar fornecedores que comprovem experiência na área, seja limpeza técnica, jardinagem ou manutenção, assegura entregas alinhadas aos objetivos;
- Comparar propostas detalhadamente: analisar custos e benefícios oferecidos, incluindo materiais fornecidos, tecnologias de gestão utilizadas e suporte técnico. O menor preço nem sempre representa a melhor escolha;
- Observar a comunicação durante a negociação: fornecedores que demonstram clareza, disponibilidade e transparência nessa etapa tendem a manter uma relação mais profissional e colaborativa;
- Checar estrutura e recursos disponíveis: empresas com tecnologia avançada, equipes bem treinadas e capacidade operacional robusta entregam melhores resultados e evitam interrupções.
Como uma gestão eficiente de serviços terceirizados impacta os resultados empresariais?
A gestão de serviços terceirizados pode transformar significativamente a operação e os resultados de uma empresa. Adotar práticas bem estruturadas permite otimizar recursos, melhorar a eficiência e criar um ambiente de trabalho mais atrativo para colaboradores.
Abaixo, destacamos os principais impactos dessa estratégia:
Redução de custos
Conforme apontado antes, ao terceirizar serviços, a empresa elimina despesas com encargos trabalhistas, benefícios e processos administrativos relacionados à contratação direta.
Além disso, muitas fornecedoras incluem equipamentos e materiais necessários no contrato, o que reduz ainda mais os custos operacionais.
Melhoria na eficiência operacional
Com fornecedores especializados, a execução dos serviços ganha qualidade e pontualidade, reduzindo falhas e retrabalhos. Isso reflete diretamente na eficiência dos processos internos e na capacidade da empresa de focar no core business.
Redução do volume de trabalho para os setores de DP e RH
A terceirização ainda alivia a carga de trabalho dos departamentos responsáveis pela gestão de pessoas. Contratos B2B simplificam as obrigações legais e operacionais, permitindo que o RH tenha uma atuação mais estratégica.
Mais agilidade para tomar decisões
O modelo de terceirização facilita mudanças rápidas. Caso o serviço não atenda às expectativas, é possível substituir o fornecedor sem os entraves de desligamento e novas contratações diretas. Essa flexibilidade oferece um dinamismo maior às operações empresariais.
Employer branding
Ambientes organizados, seguros e bem cuidados influenciam positivamente a percepção dos colaboradores sobre a empresa. Investir em serviços terceirizados contribui para criar espaços mais atrativos, aumentando a satisfação e o engajamento da equipe.
Redução de gastos com treinamento e capacitação
Empresas terceirizadas entregam profissionais já treinados e capacitados, eliminando a necessidade de investimentos regulares em formação. Isso garante equipes preparadas desde o primeiro dia de trabalho, sem custos adicionais.
Quais serviços podem ser terceirizados?
Decidir quais serviços terceirizados implementar depende de uma avaliação detalhada das atividades internas, da eficiência dos processos e das demandas específicas da empresa.
Essa análise ajuda a identificar onde a terceirização pode gerar mais eficiência e qualidade. Para isso, considere os seguintes pontos:
- Atividades principais e secundárias: classifique as tarefas realizadas na empresa, diferenciando as essenciais das operacionais. Atividades-meio, como limpeza, segurança e jardinagem, geralmente consomem muitos recursos internos, mas não estão diretamente ligadas ao core business;
- Custos e eficiência interna: compare os custos de manter uma equipe própria com os de contratar uma empresa de terceirização de serviços. Inclua encargos trabalhistas, treinamentos e aquisições de materiais no cálculo. A segunda opção costuma oferecer economia e previsibilidade financeira;
- Mão de obra e equipamentos especializados: avalie serviços que exigem treinamento ou equipamentos específicos, como manutenção elétrica ou limpeza técnica. Contratar fornecedores especializados garante qualidade e evita despesas com compras e capacitação;
- Frequência e demanda: serviços que não precisam de execução diária, como jardinagem ou limpeza de fachadas, são mais vantajosos quando terceirizados. Isso evita gastos contínuos com equipes exclusivas para demandas sazonais;
- Consumo de tempo e recursos: identifique tarefas que desviam o foco da equipe de atividades mais estratégicas. Portaria, recepção e suporte administrativo são exemplos de rotinas que, ao serem terceirizadas, liberam tempo para funções mais importantes;
- Riscos e complexidade: considere delegar atividades que envolvam riscos elevados ou que exijam compliance rigoroso, como segurança patrimonial ou brigada de incêndio. Contar com especialistas reduz a probabilidade de problemas legais ou trabalhistas.
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Ao longo deste artigo, destacamos que garantir a eficiência dos serviços terceirizados requer a parceria com fornecedores confiáveis, que compreendam as demandas do seu negócio e ofereçam soluções personalizadas.
Uma boa empresa vai além da execução das atividades: ela assegura qualidade, conformidade com normas e uma gestão eficiente, que reflete diretamente nos resultados da sua organização e no bem-estar dos colaboradores.
A Orsegups oferece serviços especializados, atendendo às necessidades de limpeza, zeladoria, jardinagem, segurança e outras atividades essenciais.
Com um histórico de excelência, a empresa combina tecnologia de ponta, equipes treinadas e monitoramento constante para garantir que cada serviço entregue esteja alinhado com os objetivos e padrões da sua empresa.
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